office2016_Excel透视报表天生分页的技巧

   我们经常要行使Excel天生指定类型的报表,然则许多报表原始数据是混杂在一起,或者是漫衍在各个子表中。现在行使Excel透视报表的功效,我们可以快速将混杂的数据星散为分页报表,或者将自力子表整合为汇总报表。 简朴分页,混杂报表变因素页报表 接见:

为了利便统计,事情中许多报表数据都是归集在一起。好比公司HR整理的员工考勤报表,所有员工是根据月份统计整合在一起(图1)。
office2016_Excel透视报表天生分页的技巧插图

现在老总需要查看每月和各部门考勤,因此需要将上述汇总数据根据月份和部门种别划分整理,这类操作借助透视报表就可以轻松完成了。下面以月份整理为例。 点击“插入→数据透视表”,表区域选择原始数据中的数据区域,设置透视表的位置选择“新事情表”,这样在新事情表会天生一个透视表(图2)。
office2016_Excel透视报表天生分页的技巧插图(1)

在泛起数据透视表窗口,在数据透视表字段,勾选“员工”,“旷工天数”和“月份”。接着使用鼠标划分将“月份”拖到下方的筛选器,“员工”,“旷工天数”拖到“行”(图3)。
office2016_Excel透视报表天生分页的技巧插图(2)

切换到“数据透视表→选项→显示报表筛选页”,在打开的窗口选择根据“月份”举行筛选。这里筛选是凭证上述筛选字段举行设置,因此若是是其他报表,如要对部门举行筛选,则在上述筛选字段添加“部门”字段即可(图4)。
office2016_Excel透视报表天生分页的技巧插图(3)

完成上述操作后,点击“确定”,这样在当前事情簿下就会新增11月份、12月份两个子表,切换到各自子表后,员工旷工数据就一目了然了。显然行使自行界说字段的方式,我们可以自行选择需要的数据举行展示,并自动天生需要的报表(图5)。
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快速整合,自力子表融合为汇总表 上述先容的是将总表的数据星散为特定数据所需的子表,在现实事情中尚有许多反向操作,即将多个子表的内容汇总,汇总操作同样可以借助数据透视表完成。好比一份原始数据如下,销售部业绩已经根据月份做好统计,现在需要划分统计销售一、二、三部的销售额(图6)。
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按Alt+D快捷键,接着继续按下P键,弹出“数据透视表和数据透视图向导”,选择“多重合并盘算区域”。继续下一步选择“确立单页字段”,在选定区域这步,按提醒选择“1月”事情表的“$C$1:$D$4”(即只要选择C、D列内容即可),点击“添加”将其添加到下方的列表。重复上述操作,依次将“2月”事情表、“3月”事情表响应的数据区域也添加到列表,最后点击“完成”(图7)。
office2016_Excel透视报表天生分页的技巧插图(6)

在打开的新建数据透视表,选中“页1”将其更改为“销售分部统计”,这样在新的数据透视表就可以将每个销售分部的统计数据自动列出。行使数据透视表可以异常利便根据指定的要求,将各个子表的特定数据列出并举行自动统计(图8)。
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固然这个透视表还可以凭证我们现实需要,行使行标签的筛选,天真显示数据,好比只要显示销售一部的数据,那么只要在“行标签”下拉列表勾选“销售一部”,这里显示的就是销售一部的统计数据了。此外,在数据透视表中我们还可以凭证自己的现实需要,连系函数完成更多数据要求的展示。 好比在上述原始透视表数据中还包罗回款金额,现在需要透视表中增添回款率指标(即回款额/销售额)。切换到“数据透视表工具→字段、项目和集→盘算字段”,在打开的增添字段窗口,点击将默认的字段名改成“回款率”,在公式栏输入“=”,依次选择“回款额”并点击插入字段,在插入的回款额字段后输入除号(也就是/),然后选中“销售额”并点击“插入字段”(图9)。
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这样在原来透视表中就会新增一个回款率的字段,这个字段会自动凭证上述的公式举行盘算。为了利便显示,可以将显示单元格数据设置为百分比显示(图10)。
office2016_Excel透视报表天生分页的技巧插图(9)

固然我们可以凭证自己的现实需要插入更多的盘算字段。这样纵然原始数据中没有响应的统计。通过自行插入字段的方式,可以在透视表中显示更多的数据。

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